Businessetikette bei Großkunden und Konzernen

Erfolgreich Besprechungen durchführen

Für eine effiziente und erfolgreiche Besprechung sind eine gute Vorbereitung und eine gute Organisation wichtig. Findet die Besprechung in Ihrem Unternehmen statt, sollten Sie im Vorfeld

• einen geeigneten Raum reservieren und dafür sorgen, dass zu Beginn des Gesprächs schon warme und kalte Getränke bereitstehen,
• einen Zeitplan erstellen und an alle Teilnehmer im Vorfeld verteilen,
• definieren Sie zu Beginn, was das Ziel der Besprechung ist.

Als Einladender sollten Sie natürlich besonders pünktlich erscheinen und als Erster im Besprechungsraum sein.

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Zu Beginn der Besprechung

• sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer mit Getränken versorgt sind,
• bestimmen Sie, wer die Besprechung moderiert und wer das Protokoll schreibt, bei Internen Besprechungen sollten Sie sich strikt an einen Zeitplan halten, damit Sie Ihre Besprechung nicht schon zu beginn negativ belegt ist „der schon wieder, der überzeiht so lange, dass man nichts mehr planen kann“
• Das muss jeder selbst erkennen.

Handy Etikette während Besprechungen

• Händy immer aus oder auf stumm stellen und in die Tasche packen
• Vibrationsalarm stört genauso wie ein klingelton bitte auch aussschalten
• Wenn Sie einen dringenden anruf erwarten, sagen Sie es allen Teilnehmern und gehnen Sie dann zum telefonieren sofort aus dem Besprechungszimmer
• Bitte nutzen Sie diese Ausnahme nicht in jeder Besprechung, sonst werden Sie leicht als Wichtigtuer betitelt.
• Keine Mails und sms in Besprechungen schreiben, auch in diesem Fall kurz entschuldigen und die Besprechung verlassen.
• Notebooks hat nur der Redner und der Protokollführer offen, es sein denn Sie suchen ein Dokument, das für die Besprechung notwendig ist. Auch in diesem Fall sollten Sie um Erlaubnis fragen, „darf ich kurz das Dokument xyz suchen, das könnte uns hier weiter helfen“
  Achten Sie darauf, dass alle Aufgaben, die während der Besprechung verteilt werden, mit Fristen, bis wann sie zu erledigen sind, ins Protokoll aufgenommen werden. Das Protokoll sollte zeitnah verschickt werden.

Zuhören und ausreden lassen

Nicht nur für Besprechungen, sondern für alle Begegnungen mit Kunden oder Geschäftspartnern ist zuhören und ausreden lassen der höchste Sympathie Faktor in der Kommunikation. Immer wieder wird in Studien und Befragungen festgestellt, dass man sich mit mangeldem zuhören und nicht ausreden lassen sehr leicht unbeliebt machen kann, deshalb gilt:

• Dem Gesprächspartner nie ins Wort fallen.
• Den Geschäftspartner oder Kunden immer ausreden lassen
• Dem Gesprächspartner aktiv zuhören

Doch was machen Sie, wenn Ihr Gesprächspartner einfach nicht aufhört zu reden? Auch er muss irgendwann einmal Luft holen; nutzen Sie diese kurze Pause und beginnen Sie selbst zu reden. Stellen Sie ihm dann nur noch geschlossene Fragen, die er kurz beantworten muss. So kommen Sie Ihrem Ziel näher.

Wenn Sie selbst einmal von anderen unterbrochen werden, sehen Sie einfach darüber hinweg. Falls Sie immer wieder unterbrochen werden, dann kann es sein, dass Sie grundsätzlich zu viel reden. Achten Sie dann in Gesprächen darauf, ob Sie immer der Vielredner sind.

Reden Sie nicht zu viel und werden dennoch immer wieder unterbrochen, dann reden Sie beim nächsten Mal einfach weiter, verlangsamen Sie etwas Ihr Sprechtempo und werden Sie etwas lauter. So wird man Sie ausreden lassen. Aber bitte übertreiben Sie diese Technik nicht und setzen Sie sie nicht zu oft ein.